Reuniones efectivas

Arrastrandonos hacia fin de año, cualquier tipo de reunión se parece a una tortura. Nuestra cabeza ya se encuentra compartimentada en mil asuntos, cierres, balances, actos, informes, eventos, exámenes y todo tipo de cuestión. He aquí una fórmula que aprendí de una ser de otra galaxia, más precisamente de Hawai, que aterrizó en San Telmo y cuyas reuniones eran de lo más efectivas y por sobre todo cortas aún en los ámbitos más hostiles.

Catherine tenía una libreta pequeña. Ahí anotaba no más de 5 puntos que debía resolver en 45 minutos.

Primeros 5 minutos: presentación por parte del moderador de quienes participan en la reunión. Planteo de los 5 puntos a resolver.

Próximos 30 minutos: discusión de cada ítem. Si el tema se estira o se aleja del punto inicial, es tarea del moderador encauzar el debate al tema central, sin irse por las ramas. Mientras se discutía, Cath iba tomando nota de las respuestas a los puntos a resolver. Si había acuerdo, lo daba por resuelto y caso contrario anotaba las diversas propuestas que iba escuchando.

A los 35 minutos: leía las conclusiones a las que había llegado. Los acuerdos, y las propuestas diversas para decidirse por alguna de ellas en los 10 minutos siguientes.

Últimos 5 minutos: despedida y cronograma de próximo encuentro, si lo hubiere.

Saber que las reuniones serán cortas y efectivas hace que también las personas quieran participar, dejan de sentir que pierden su tiempo. Por otro lado, esta estructura es muy válida para las reuniones virtuales gratuitas que se cortan en 40 minutos.

Hagan la prueba y después me cuentan si les funcionó. De nada.